Administration: extern statt «Do-it-youself»

Ist es aus betriebswirtschaftlicher Sicht sinnvoll, wenn die administrativen Aufgaben in einer Zahnarztpraxis – insbesondere das Kreditmanagement – vom zahnmedizinischen Personal sozusagen nebenher erledigt werden? Auf den ersten Blick mag es so erscheinen. Bei näherer Betrachtung ist das «Do-it-yourself» aber mit nicht zu unterschätzenden Risiken behaftet.

Zahnarztpraxen legen bei der Rekrutierung von Dentalassistentinnen den Fokus klar auf die fachlichen Fähigkeiten. Gefordert sind primär die Qualifikationen, die bei der Arbeit am Patienten von Bedeutung sind: Kenntnisse der Behandlungsabläufe, permanent hohe Aufmerksamkeit und schnelle Reaktionsfähigkeit. Administrative Aufgaben, die in der Regel ebenfalls ins Pflichtenheft der Assistenz geschrieben werden, bilden im besten Fall einen Nebenschauplatz der Tätigkeit einer fähigen Hilfskraft. In Stellenanzeigen finden sie Ausdruck in Formulierungen wie: «Ferner übernehmen Sie ...», gefolgt von einer kürzeren oder ausführlicheren Aufzählung von Büroarbeiten.

Risikofaktor Wettbewerbsfähigkeit
Dass die administrativen Belange gegenüber den fachlich-zahnmedizinischen Fertigkeiten im gängigen Anforderungsprofil an die Assistenz einen untergeordneten Stellenwert haben, ist sicher richtig. Aber die Medaille hat auch eine Kehrseite. Neben der zahnmedizinischen Behandlung ist die professionelle Betreuung der Patienten in allen Fragen rund um das Abrechnungswesen ein nicht zu unterschätzender Faktor. Dieser wirkt sich auch auf die Wettbewerbsfähigkeit der Zahnarztpraxis aus, denn die Patientinnen und Patienten sind auch in dieser Hinsicht generell anspruchsvoller geworden.

Risikofaktor Liquidität
Ein weiterer, ebenso zentraler Aspekt ist die Liquidität. Diese ist nur dann gesichert, wenn beispielsweise die Honorarnoten umgehend nach Behandlungsabschluss verschickt werden, wenn das Mahnwesen straff organisiert ist oder wenn Inkassofälle konsequent durchgezogen werden. Ob diese und weitere Tätigkeiten zur Gewährleistung eines raschen und sicheren Geldflusses zu den Kernkompetenzen des zahnmedizinischen Personals zu zählen sind, darf bezweifelt werden. Unbestritten ist hingegen, dass die im administrativen und finanziellen Bereich geschulten Mitarbeitenden eines professionellen externen Partners wie der Zahnärztekasse AG dafür bestens qualifiziert sind.

Fallbeispiel Nr. 1: Honorarnoten bleiben liegen
Die Lösung: Statt dass die Zahnarztpraxis die Honorarnoten aufgrund der elektronisch erfassten Leistungen selber erstellt, schickt sie die Daten an die Zahnärztekasse AG weiter. Die verantwortliche externe Kundenbetreuerin übernimmt und sorgt dafür, dass die Honorarnoten korrekt ausgestellt und pünktlich verschickt werden.

Fallbeispiel Nr. 2: Zweifel an der Kreditwürdigkeit eines Patienten
Die Lösung: Die externe Kundenbetreuerin schlägt der Zahnarztpraxis vor, das Delkredere-Risiko auszulagern. Dieses wird auf die Zahnärztekasse AG übertragen, die zuvor eine Bonitätsprüfung durchführt. Fällt diese negativ aus, rät die Kundenbetreuerin der Zahnarztpraxis, von einer Behandlung abzusehen.

Fallbeispiel Nr. 3: Patient zahlt nicht
Die Lösung: Die externe Kundenbetreuerin nimmt mit dem fraglichen Patienten Kontakt auf, diskutiert den Fall und schlägt ihm zum Beispiel vor, eine Teilzahlungsvereinbarung zu treffen. Der Vorteil für die Zahnarztpraxis liegt unter anderem darin, dass sie sofort zu ihrem Geld kommt, weil die Zahnärztekasse AG das gesamte Guthaben auf einmal ausbezahlt.

Fallbeispiel Nr. 4: Liquidität gefährdet
Die Lösung: Die externe Kundenbetreuerin macht der Zahnarztpraxis das Angebot, die Honorarnoten zu bevorschussen. Eine Auszahlung der Guthaben kann innert kürzester Frist, zum Beispiel innert fünf Tagen, erfolgen. So überbrückt die Zahnarztpraxis Liquiditätsengpässe und gewinnt finanziellen Spielraum.

Fallbeispiel Nr. 5: Debitorenverluste drohen
Die Lösung: Die externe Kundenbetreuerin sorgt durch den Beizug von Inkasso-Spezialisten dafür, dass unmittelbar nach der Mahnphase das Zwangsvollstreckungsverfahren eingeleitet und juristisch korrekt vorangetrieben wird. Debitorenverluste können so zwar nicht gänzlich vermieden, aber markant reduziert werden.

Diese Fallbeispiele, die ausnahmslos aus der Praxis stammen und für viele weitere stehen, zeigen, dass die Professionalisierung der Praxisadministration und des Kreditmanagements durch den Einbezug externer Fachkräfte wesentlich zur Existenzsicherung wie auch zur Wettbewerbsfähigkeit der Zahnarztpraxis beiträgt. Überdies erlaubt sie es dem zahnmedizinischen Personal, sich ganz auf seine Kernaufgaben zu konzentrieren.